🔔 O que Muda na Comunicação de Inventários em Portugal?🔔

📅 Prazo Crucial: Inventário de 2025 (Comunicação em Janeiro de 2026)

A comunicação de inventários é uma obrigação anual fundamental para a maioria das empresas portuguesas. O prazo limite para a submissão à Autoridade Tributária (AT) do inventário referente às existências à data de 31 de dezembro de 2025 é 31 de janeiro de 2026.

Este prazo é inadiável e o seu incumprimento pode resultar em coimas elevadas.

⚖️ Quem é Obrigado a Comunicar?

A obrigação de comunicação, através de ficheiro (normalmente em formato SAF-T), recai sobre:

• Todos os sujeitos passivos de IRC e IRS com contabilidade organizada.

Quem está dispensado?

• As entidades que se encontram abrangidas pelo regime simplificado de tributação (IRS ou IRC) estão dispensadas desta comunicação.

• Empresas que, apesar de obrigadas, não possuam existências (devem comunicar a ausência através da opção/ficheiro adequado no Portal das Finanças).

💰 A Grande Mudança em 2025: A Valorização do Inventário

Para os períodos de tributação que se iniciam em ou após 1 de janeiro de 2025 (ou seja, o inventário de 31/12/2025), entra em vigor uma alteração significativa que afeta diretamente o ficheiro a submeter: a obrigatoriedade de valorização das existências.

Até agora, muitas empresas comunicavam apenas a quantidade, mas isso muda.

O Novo Requisito

O ficheiro de inventário deverá incluir o valor de custo de aquisição ou produção das existências, apurado segundo um dos métodos de custeio aceites (ex: Custo Médio Ponderado, FIFO, etc.).

🛑 Atenção: Aplica-se à sua empresa?

Embora a obrigatoriedade da valorização seja a regra, o diploma prevê uma dispensa para a valorização apenas para os sujeitos passivos que não estejam legalmente obrigados a possuir inventário permanente, no entanto o inventário continua a ser obrigatório nos mesmos moldes de anos anteriores (para empresas que não estejam obrigadas ao permanente) no entanto contabilisticamente esse valor deve existir para que a SGMConcept possa efetuar com a maior precisão possível a sua contabilização.  

Se a sua empresa não estiver dispensada, é crucial garantir que o seu sistema de faturação/contabilidade consegue gerar o ficheiro SAF-T com os dados de valorização corretos.

🛠️ O que Deve a Sua Empresa Fazer Agora?

1. Validar a Obrigação: Confirme junto da SGM se a sua empresa é obrigada a comunicar e se o requisito de valorização se aplica.

2. Preparação de Sistemas: Certifique-se de que o seu software de faturação está atualizado e preparado para gerar o ficheiro SAF-T de inventário, incluindo o campo de valorização, se aplicável.

3. Planeamento da Contagem Física: Agende e execute a contagem física das existências no final de 2025 com a máxima rigorosidade.

4. Cumprir o Prazo: Prepare a submissão para ocorrer logo no início de janeiro de 2026, evitando a pressão do prazo final.

🚨 Um Inventário Errado Pode Trazer Consequências Graves 🚨

Sim, ao contrário daquilo que algumas pessoas pensam, um inventário errado pode ter consequências graves para uma empresa, que se dividem em três grandes áreas: Fiscal/Legal, Contabilística/Económica e Operacional.

Em Portugal, a Autoridade Tributária (AT) exige que o inventário seja um reflexo fiel das existências da empresa, e um erro pode ser interpretado como uma inexatidão na declaração de bens.

1. 🚨 Consequências Fiscais e Legais (Coimas)

Erros graves na comunicação do inventário podem levar a penalizações por parte da Autoridade Tributária.

• Coimas por Incumprimento/Inexatidão: O não envio, envio fora do prazo ou o envio de um inventário com erros pode ser punível. As coimas por falta de comunicação ou por inexatidões/omissões nos documentos fiscalmente relevantes podem atingir valores significativos, sendo contraordenações graves.

• Risco de Inspeção Fiscal: Inconsistências entre o inventário comunicado e os valores de compras/vendas (e o Custo das Mercadorias Vendidas e Matérias Consumidas - CMVMC) podem levantar red flags na AT, motivando um processo de fiscalização (inspeção).

• Incorreta Determinação do Imposto: Se um erro no inventário levar a um cálculo errado do CMVMC e, consequentemente, do Resultado Líquido, pode haver lugar à liquidação de impostos em falta (IRC/IRS) acrescidos de juros compensatórios.

2. 📉 Consequências Contabilísticas e Económicas

O inventário final é um componente crucial para o cálculo do resultado do exercício. Um erro aqui distorce toda a análise financeira da empresa.

• Resultado do Exercício Distorcido: A fórmula básica do Custo das Mercadorias Vendidas (CMVMC) é: Inventário Inicial + Compras - Inventário Final.

  • Se o Inventário Final estiver demasiado alto (sobrevalorizado), o CMVMC será mais baixo, resultando num Lucro mais elevado. Isto leva ao pagamento de mais impostos do que o devido.

  • Se o Inventário Final estiver demasiado baixo (subvalorizado), o CMVMC será mais alto, resultando num Lucro mais baixo. Isto pode resultar em evasão fiscal e penalizações.

• Decisões de Gestão Erradas: Indicadores financeiros como a margem de lucro, a rentabilidade e o rácio de rotação de stock ficam distorcidos, levando a uma má gestão de compras e pricing.

• Balanço Incorreto: Os inventários são ativos no Balanço. Um erro afeta diretamente o Ativo Total da empresa, prejudicando a perceção de credores, bancos e potenciais investidores.

3. 📦 Consequências Operacionais

Um inventário errado não é apenas um problema fiscal; é um sintoma de problemas operacionais internos que impactam a eficiência e o serviço ao cliente.

• Ruptura de Stock (Stock-Out): A empresa pensa que tem mais stock do que realmente tem e falha em fazer pedidos de compra a tempo, perdendo vendas e prejudicando a satisfação do cliente.

• Excesso de Stock (Overstocking): A empresa pensa que tem menos stock do que realmente tem, resultando em compras desnecessárias, aumento dos custos de armazenagem e risco de obsolescência dos produtos.

• Falhas de Segurança e Fraude: O inventário correto é uma ferramenta essencial para detetar desvios, roubos ou fraudes internas, ao comparar o stock registado com o stock físico.

O inventário é mais do que uma obrigação fiscal; é um instrumento de gestão essencial. Um erro pode custar caro não só em coimas, mas também em impostos pagos em excesso (ou a menos), e em prejuízos operacionais.